Управленческий учет в JIRA

Маленькая у вас компания или большая - она состоит из ежедневных запросов. Каждый день менеджеры решают определенный круг вопросов, выполняют поручения, подготавливают документы, а руководители контролируют процесс выполнения, готовят аналитические отчеты и принимают управленческие решения. JIRA позволяет создать единое информационное пространство управленческого учета с помощью атрибутивных форм объектов учета, персональных рабочих столов пользователей и функций быстрого поиска.

Управляйте запросами. Потому что они у Вас есть.

Научитесь учитывать, чтобы начать управлять

Управление любым субъектом, в том числе предприятием заключается в целеполагании, планировании, организации, учете, анализе и принятии управленческих решений. Первое и последнее, безусловно, задача людей принимающих решения. А вот всем остальным можно поделиться с информационной системой. JIRA поможет вам организовать планирование работ, доставить до исполнителей задачи и документы, проконтролировать ход работ и напомнить об отставании, а так же предоставить возможность регистрации важных событий и документов.

• Создавайте в JIRA необходимые объекты учета. Все, что представляет собой информационную ценность или метрику процесса - должно стать объектом учета. Ваш "контакт с поставщиком", "задача", "контракт", "счет" или "встреча" - все это подлежит измерению, фиксации и дальнейшему анализу.
• Расширяйте объекты учета необходимыми атрибутами. JIRA позволит Вам быстро добавлять новые поля и вкладки на регистрационную карточку объекта учета, даже если в системе уже есть зарегистрированные экземпляры.
• Применяйте политики безопасности для каждого объекта учета. Настроенные уровни доступа к объектам учета предотвратят утечку конфиденциальной информации.
• Управляйте интерфейсами обработки объектов учета. JIRA позволяет настроить вывод необходимых полей на экран регистрации, редактирования и просмотра объекта учета для того, чтобы пользователя не отвлекала лишняя информация. Так же вы сможете разнести логически связанную информацию по отдельным вкладкам карточки объекта учета. Например, карточка договора может иметь вкладку "Условия контракта" и "Банковские реквизиты сторон".
• Создавайте реестры отображения списков объектов учета. JIRA позволит настраивать необходимые только Вам столбики и сортировку данных в различных реестрах.
• Будьте в курсе событий. Панель активностей и всплывающие уведомления проинформирую ваших коллег о новом заказе или согласовании документа.

Анализируйте результаты учета и принимайте обоснованные решения

Бесполезен учет любой информации если у нее нет потребителей. Научитесь извлекать из "учтенных фактов" действительно полезную информацию. JIRA поможет Вам держать под рукой необходимую для анализа информацию в нужном разрезе, будь то просто список, диаграмма или даже календарь событий.

• Организуйте рабочие места пользователей с помощью рабочих столов JIRA. Вы сможете создать самодостаточные интерфейсы для пользователей, которым нужна быстрая аналитическая информация. Перемещение по нескольким рабочим столам позволит контролировать сроки персональный и общих проектов, назначенных задач и обрабатываемых документов.
• Размещайте на рабочих столах необходимые реестры объектов учета. Портлеты и гаджеты JIRA помогут Вам организовать удобный рабочий стол, выводя на экран только нужную для анализа информацию в виде статистических фильтров и диаграмм.
• Используйте встроенные отчеты. В стандартной поставке JIRA включает ряд полезных отчетов, которые вы можете подстраивать под свои рабочие столы. Например, вы можете вывести информацию о загрузке сотрудников, израсходованных трудозатратах, количестве обработанных заказов и т.д.

Не теряйте детали, из них состоит ваш бизнес

В большинстве компаний важная информация по рабочим вопросам разбрасывается по кабинетам и столам, застревает в личных файлах и записных книжках. Информационная почва в таких компаниях напоминает болото, достать из которого мелкую, но важную деталь зачастую не возможно. Из-за отсутствия даты оплаты, суммы счета, контактов, назначенных исполнителей, и не зафиксированных результатов страдает сначала один процесс, затем весь отдел, а потом и весь бизнес. Система поиска JIRA устроена таким образом, что если у Вас есть информация - Вы никогда ее не потеряете.

• Обеспечьте ввод достаточных для работы учитываемых атрибутов. Начните с простого, JIRA позволит Вам нарастить мышечную массу учитываемых данных процесса по ходу работы. Все новые атрибуты моментально появятся в уже зарегистрированных договорах, встречах и проектах.
• Находите информацию за 5 секунд. Поисковая система JIRA позволяет просто ввести одно слово и найти все подходящие объекты учета. Если же вам нужна атрибутивная выборка - просто определите нужные атрибуты для поиска, ничего больше.
• Сохраняйте нужные столбики представлений, в которые JIRA выводит результаты поиска. JIRA автоматически запомнит эти предпочтения и при следующем поиске Вы увидите полную информацию об объекте.
• Ваши последние дела всегда под рукой. JIRA запоминает все последние действия, задачи и документы, с которыми Вы работали. Вам нужно просто открыть список последних изменений, чтоб продолжить работу в процессе.